제18조 문서 보관(Documentation keeping)은 고위험 AI 시스템의 제공자(Provider)가 관련 문서를 일정 기간 보존해야 하는 의무를 규정하고 있다. 제공자는 고위험 AI 시스템을 시장에 출시하거나 사용 개시한 날로부터 10년 동안 다음 문서들을 규제 당국이 열람할 수 있도록 보관해야 한다.
- 제11조의 기술문서
- 제17조의 품질관리체계 관련 문서
- 지정된 기관(Notified body)이 승인한 변경 사항에 관한 문서
- 지정된 기관이 발행한 결정 및 기타 문서
- 제47조의 EU 적합성 선언(EU declaration of conformity)
고위험 AI 시스템은 수정되거나 업데이트되는 경우가 있는데, 이때 중요 변경사항은 제공자가 임의로 진행할 수 없고 지정된 기관의 검토와 승인을 받아야 한다. 이 승인 받은 변경 내역과 관련 문서를 보관해야만 고위험 AI 시스템이 원래 출시 전 적합성 평가에서 어떤 것이 추가되거나 변경되었는지 추적할 수 있다. 또한, 적합성 평가 과정에서 지정된 기관은 적합성 인증서(CE, Certificate of conformity), 평가 결과 보고서, 시정 조치 요구서 등 다양한 공식 문서를 발행하는데, 이 문서들을 모두 보관해야 한다.
제공자나 공인 대리인이 파산하거나 활동을 중단하는 경우에도 문서가 사라지지 않도록 각 회원국은 보관 체계를 마련해야 한다. 즉, 국가 차원에서 책임 주체를 지정하여 규제 당국이 요구하는 기간 동안 문서를 계속 열람할 수 있도록 보장해야 하는 것이다. 이와 관련한 구체적인 지침을 AIA에서 제시하지 않고 있지만 지정된 기관이 문서를 인계받아 보관하는 방식이 현실적이다.
제공자가 금융기관인 경우 이미 EU 금융서비스법에서 문서 보관 의무를 규정하고 있다. 따라서 별도로 중복 보관하는 것이 아니라 해당 규정에 따라 기술문서를 보관하면 된다.